Traducción, documentación jurídica y … la otra punta de Europa

Cuándo hay que apostillar un documento antes de su traducción jurada

octubre 10th, 2012 | by | apostilla, canje de notas, convenio, documento público, legalización, notario, registro civil, traductor-intérprete jurado

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Los traductores nos topamos con frecuencia con consultas respecto a la eficacia de los documentos públicos de un país en el extranjero. Supongamos que una empresa española planea constituir una sociedad limitada en Rusia con un socio ruso, para lo cual le piden toda una serie de documentos (escritura de constitución, poderes de representación, extractos del Registro Mercantil, etc). ¿Qué formalidades son necesarias para que dichos documentos sean aceptados por las autoridades rusas competentes? Aparte de la necesidad de que los documentos españoles cuenten con la correspondiente traducción jurada, está la obligación de legalizar los originales. Hasta hace unas décadas sólo existía la opción de la legalización diplomática, pero desde 1961 existe la apostilla, nacida del Convenio sobre Supresión de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros, otorgado en La Haya el 5 de octubre de 1961. La apostilla es una especie de certificado que se añade al documento que ha de surtir efectos en el extranjero. Las autoridades competentes para expedir apostillas son distintas según el país y el tipo de documento de que se trate.

Primera observación: estamos hablando exclusivamente de documentos públicos, pues es evidente que los documentos privados (contratos, documentos de empresa, correspondencia, etc) no requieren ningún tipo de legalización.

Segunda observación: la apostilla se aplica a una lista de documentos públicos, como es la que establece el artículo 1 de la citada Convención, a saber: 1) Los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial 2) Los documentos administrativos 3) Los documentos notariales 4) Las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.

Tercera observación: existen excepciones a los supuestos indicados: 1) El Convenio no se aplica a los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares y a los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera 2) La apostilla no podrá exigirse cuando las leyes, reglamentos o usos en vigor en el Estado en que el documento deba surtir efecto, o bien un acuerdo entre dos o más Estados contratantes, la rechacen, la simplifiquen o dispensen de legalización al propio documento.

Por último, como es evidente, la apostilla sólo tiene validez allá donde sea de aplicación el Convenio. España es uno de los Estados contratantes, y también lo son la mayoría de los países de la ex-URSS (la excepción la conforman actualmente Tayikistán y Turkmenistán).

En la práctica, estamos hablando de un sinfín de documentos que necesitan apostilla. Se trata de un trámite adicional, no muy costoso, pero que en algunos casos retrasa varios días la obtención de un documento eficaz, sobre todo si la autoridad que expidió el original se encuentra en un lugar alejado. Pero siempre es importante cerciorarse de que el documento necesitará ser apostillado para su validez en el país de destino. Si el documento necesita ser apostillado, de poco valdrá la traducción jurada del mismo si no tiene la apostilla, cuyo contenido también se traduce.

Ahora bien, es cierto que en la práctica diaria traducimos documentos que deberían ir provistos de apostilla en principio, pero el cliente no la aporta. Si es evidente que la va a necesitar, debemos advertirle de ello. Otras veces, el cliente quiere una traducción jurada, pero no la va a presentar a una autoridad oficial, sino a un notario, a una escuela privada o a una empresa…en definitiva, existe toda una casuística. Lo más apropiado es, en todo caso, partir del principio general de que todos los documentos públicos requieren apostilla (salvo las excepciones que establece el Convenio), y advertir al cliente de ello.

Por otro lado, pueden existir acuerdos bilaterales que dispensen de legalización a ciertos documentos. En este sentido, es de gran importancia práctica el Canje de Notas entre la URSS y España, sobre Supresión de legalizaciones y expedición de certificaciones del Registro Civil (BOE 18.04.1985). Este documento implica que las certificaciones del Registro Civil de Rusia serán admitidas por España sin necesidad de legalización, y viceversa. Los certificados de nacimiento, matrimonio, divorcio, fe de vida y estado, etc, no requieren legalización (léase apostilla) entre España y Rusia.

 

 

 

 

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